本人確認・請求資格・代理権の違い

三つの確認は、代用できない

本人確認書類は、窓口に来た人を特定するためのものです。顔写真付きの書類を提示しても、その人と対象戸籍の人物との関係まで記載されているとは限りません。免許証に氏名があることと、祖母の戸籍を請求できることは別々に確認します。

請求資格は、戸籍法第10条の本人等に当たるか、同法第10条の2の理由に基づいて請求できるかという問題です。代理人が来ている場合には、その背後にいる請求者の資格を確認し、さらに代理人へ手続きが任されているかを確認します。

本人が請求するときも、立場は確認する

自分の戸籍を請求する場合でも、対象となる本籍や筆頭者などを確認します。祖父母の戸籍であれば、請求者が直系卑属であるというつながりが必要です。窓口側で関係を確認できないときには、その関係を示す資料を求められることがあります。

請求者と対象者の氏が違うだけで、関係がないとはいえません。婚姻による氏の変更や戸籍の異動があるからです。反対に、氏が同じだから直系親族だともいえません。氏名の似方ではなく、記録により関係をたどることが重要です。

代理人が来たときの順序

まず誰の請求を代理しているのかを明らかにします。次に、その本人が対象戸籍を請求できるかを確認します。最後に、現に窓口に来た人の特定と、本人から依頼された手続きの範囲を確認します。戸籍法第10条の3は、本人確認と代理人等の権限確認を別の項で定めています。

たとえば友人が本人の戸籍を受け取りに来た場合、友人の本人確認書類だけでは足りません。本人の請求資格があることに加え、本人がその友人に交付請求等を任せたことを示す資料が必要です。本人の免許証を借りて持ってくることも、友人自身の本人確認の代わりにはなりません。

委任状が不要な立場と、代理ではない請求

父が子の戸籍を、自分が直系尊属であるという立場で請求する場合は、子の代理人として請求する場合と異なります。「本人以外の来庁者は全員代理人」という分類にはできません。誰が請求者なのかを先に確定します。

未成年者の親権者や成年後見人など、法律上の代理権が問題になる場合は、任意に作る委任状とは別に、その権限を示す書面で確認することがあります。親族だから当然にすべての代理権を持つと判断するのではなく、請求の場面に合う根拠を確認します。

広域交付では確認方法が変わる

広域交付は、本人等が自ら窓口で請求する仕組みです。代理人による請求には対応していません。通常の本籍地請求で使える委任状を用意しても、そのまま広域交付の代理請求へ持ち込むことはできません。

本人確認も、顔写真付きの官公署発行書類による確認が必要です。通常請求では複数書類などによる確認が可能な場合がありますが、その組合せを広域交付でも当然に使えると考えないようにします。利用する請求方法と書類の条件をセットで確認します。

書類が足りないときに整理すること

不足が本人確認なのか、親族関係の証明なのか、代理権の確認なのかを区別します。「書類が足りない」とだけ言われたときは、どの事項を何で補えばよいかを窓口に確認すると、同じやり直しを減らせます。

顔写真のない書類の組合せや、資格確認書などを使う場合の取り扱いは、最新の窓口案内で確認します。古い案内に健康保険証と書かれていることだけを理由に、現在もそのまま有効な本人確認書類だと判断しないようにします。書類の期限や記載内容も確認対象になります。

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